ETIKA PENGGUNAAN E-MEL DAN INTERNET

 

1.0 TUJUAN

Memastikan penggunaan yang berkesan tanpa memberi impak negatif ke atas capaian kepada sistem-sistem aplikasi lain yang beroperasi di dalam jaringan.

2.0 TUMPUAN MASALAH

Dua (2) faktor penting yang mempengaruhi keupayaan jaringan dalam memberi perkhidmatan yang optimum ialah :
a. Memilih masa penggunaan yang sesuai; dan
b. Cara penggunaan yang betul.

3.0 HAK PENGGUNAAN EMEL DAN INTERNET

Kemudahan penggunaan e-mel dan internet adalah tertakluk kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya menyalahi peraturan tersebut.

4.0 KAEDAH PENGGUNAAN YANG BETUL (do’s and don’ts)

4.1 AKAUN E-MEL

a. Katalaluan (password) e-mel hendaklah dirahsiakan dari pengetahuan umum;
b. Mengaktifkan e-mel pada seluruh waktu kerja;
c. Menggunakan akaun e-mel milik persendirian yang resmi di dalam urusan kerja-kerja resmi;
d. Tidak membabitkan diri di dalam aktiviti penyamaran alamat e-mel.

4.2 PENYENGGARAAN KOTAK MEL

Penyenggaraan kotak mel pada komputer mikro adalah menjadi tanggungjawab setiap pengguna. Tugas-tugas itu merangkumi:
a . Menghadkan jumlah mel yang harus disimpan;
b . Menghapuskan mel-mel yang tidak penting;
c . Mel-mel yang penting dan berbentuk rahsia atau peribadi hendaklah dipindahkan ke tempat yang lebih selamat atau disalinkan kepada  sumber storan kedua seperti disket;

4.3 PENYEDIAAN E-MEL

a. Berikan mel tajuk (subject) yang sesuai untuk mengambarkan isi kandungannya;
b. Mel yang bertajuk akan memudahkan penerima memberi keutamaan ke atas mel-mel yang akan dibaca atau dirujuk;
c. Tulis kandungan mel sama seperti anda akan menulis di atas kertas;
d. Amalkan menulis kandungan mel dengan ringkas dengan penggunaan bahasa yang betul dan sopan;
e. Kandungan mel tidak seharusnya mengandungi maklumat rahsia atau peribadi;
f. Kandungan mel yang tersusun akan kelihatan teratur dan mudah dibaca;
g. Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri anda;
h. Amalkan penggunaan buku alamat (address book) untuk menyimpan alamat-alamat e-mel yang akan digunakan kemudian nanti.
i. Jika anda melampirkan fail ‘attachment file’, pastikan saiz fail itu tidak terlalu besar; dan
j. Elakkan diri dari menggunakan kemudahan e-mel untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.

4.4 PENGHANTARAN E-MEL

a. Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah (flaming), mel bom (mail bombing) dan mel spam;
b. Pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar;
c. Gunakan kemudahan arahan (cc:) dan (bcc:) untuk menyalinkan mel kepada orang tertentu; dan
d. Mel yang tidak berjaya dihantar akan berada di dalam folder outbox dan boleh diedit untuk dihantar semula.

4.5 MEMBUKA E-MEL

a. Memeriksa kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai kerana ada mel perlu diambil perhatian atau tindakan segera;
b. Jawab mel yang dirujuk dengan menggunakan arahan (reply:) atau (reply all :) dimana perlu; dan
c. Arahan forward membolehkan mel yang diterima dipanjangkan kepada orang lain.

4.6 PENGURUSAN MEL SECARA OTOMATIK

Anda boleh membuat pengurusan secara otomatik keatas mel-mel yang masuk dan keluar dengan menggunakan arahan Rules.

4.7 MENJADI AHLI DALAM SENARAI MEL (MAILING LIST) ATAU KUMPULAN PERBINCANGAN (DISCUSSION GROUP)

a. Pilihlah kumpulan perbincangan atau senarai mel yang sesuai dan sihat untuk mendapatkan maklumat yang relevan;
b. Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel tertentu yang menyebabkan anda menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari ;
c. Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau memohon nasihat, jawablah dengan tertib dan jujur;
d. Mel komen peribadi hendaklah dihantar kepada penerimanya sahaja dan bukan kepada semua ahli;
e. Anda seharusnya mengeluarkan alamat e-mel daripada senarai mel atau kumpulan perbincangan apabila anda beranggapan ianya tidak banyak memberi faedah dan berunsur negatif;
f. Berilah pendapat yang sihat dan jawablah segala pertanyaan dengan tertib dan elakkan dari pertelagahan; dan
g. Gunakan sumber rujukan untuk menerangkan sesuatu yang pada anggapan anda sukar difahami atau sukar diterima oleh ahli lain.

 

5.0 INTERNET

5.1 MELAYARI WORLD WIDE WEB (WWW)

a. Masa penggunaan yang dicadangkan adalah dari jam sebelum 8.15 pg., 1.15 ptg hingga 2.15 ptg. dan selepas 5.15 ptg;
b. Browse atau carilah maklumat menerusi WWW yang berkaitan dengan tugas anda sebagai penjawat awam.
c. Bertindaklah sebijak mungkin di dalam membuat carian (searching) dengan mengkhususkan bahan atau perkara yang diingini;
d. Memilih search engine yang sesuai agar carian itu dapat dilakukan dengan lebih efisyen dan mendapat tindak balas yang lebih cepat;
e. Elakkan diri anda dari melawat laman-laman yang akan menjatuhkan maruah anda dan imej jabatan;
f. Anda juga dilarang daripada melawat laman-laman yang memuatkan maklumat anti kerajaan atau subversif yang bertentangan dengan undang-undang negara;
g. Amalkan membuat penanda (bookmark) pada laman yang berfaedah untuk rujukan kemudian hari; dan
h. Cetaklah dokumen yang difikirkan akan digunakan untuk tujuan rujukan.

 

5.2 PROSES MEMINDAHKAN FAIL

a. Aktiviti pemindahan fail seharusnya dilakukan selepas waktu pejabat;
b. Pastikan anda mempunyai ruang storan yang mencukupi sebelum melakukan aktiviti pemindahan itu;
c. Cakera keras (hard disk) memerlukan ruang storan sebesar 40 MB untukmembolehkan sistem pengoperasian Windows berjalan dengan lancar;
d. Kaedah memindah fail yang biasa ialah dengan menggunakan arahan File Transfer Protocol (FTP), HyperText Transfer Protocol (HTTP) atau proses ‘downloading’ biasa;
e. Baca dan fahami akan tawaran atau syarat-syarat tersebut sebelum anda memulakan aktiviti itu;
f. Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan hakcipta dan mematuhi segala peraturan mengenainya;
g. Segala bentuk perjanjian perkhidmatan dan urusniaga elektronik (kad kredit) yang dilakukan adalah menjadi tanggungjawab pengguna sepenuhnya;
h. Jika anda akan melakukan urusniaga elektronik, pastikan pembekal memproses permohonan itu dengan menggunakan pelayan selamat (secured server).

 

6.0 KESIMPULAN

Etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagi mewujudkan masyarakat pengguna e-mel dan internet yang bertanggungjawab dan penyayang. Berbanggalah dengan kemudahan yang diberikan ini dan jadilah pengguna yang bijaksana demi untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya. Bertekadlah untuk meletakkan diri anda sebagai penjawat awam yang kompiten dan progresif demi mencapai cita-cita yang menjurus kepada perkhidmatan awam yang terunggul di dunia.

Etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagi mewujudkan masyarakat pengguna e-mel dan internet yang bertanggungjawab dan penyayang. Semoga kita semua akan menjadi pengguna yang lebih bijaksana demi untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya.